Podmioty prowadzące działalność gospodarczą na terytorium kraju, po spełnieniu określonych warunków, mogą odzyskać podatek VAT zapłacony w innym państwie UE, składając wniosek VAT-REF.

Wniosek należy złożyć do administracji podatkowej państwa członkowskiego zwrotu, za pośrednictwem właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego, nie później niż do 30 września roku następującego po okresie zwrotu.

Zakres danych, jaki powinien się w tym wniosku znaleźć, określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 grudnia 2014 r. w sprawie wniosków o zwrot podatku od wartości dodanej naliczonego w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej (Dz. U. z 2022 r. poz. 1954).

Warunki, jakie musi spełniać podatnik ubiegający się o taki zwrot określa dyrektywa Rady 2008/9/WE z dnia 12 lutego 2008 r. określająca szczegółowe zasady zwrotu podatku od wartości dodanej, przewidzianego w dyrektywie 2006/112/WE, podatnikom niemającym siedziby w państwie członkowskim zwrotu, lecz mającym siedzibę w innym państwie członkowskim (Dz. Urz. UE L nr 44/23 ze zm.). Zgodnie z art. 16 dyrektywy 2008/9/WE okres zwrotu nie może być dłuższy niż rok kalendarzowy ani krótszy niż trzy miesiące kalendarzowe. Wnioski o zwrot mogą jednak odnosić się do okresu krótszego niż trzy miesiące, kiedy okres ten dotyczy pozostałej części roku kalendarzowego. Jeżeli wniosek o zwrot odnosi się do okresu zwrotu krótszego niż rok kalendarzowy, ale nie krótszego niż trzy miesiące, postulowana kwota zwrotu VAT nie może być mniejsza niż 400 EUR lub jej równowartość w walucie krajowej. W przypadku gdy wniosek o zwrot odnosi się do okresu zwrotu wynoszącego rok kalendarzowy lub pozostałą część roku kalendarzowego, kwota VAT nie może być mniejsza niż 50 EUR lub jej równowartość w walucie krajowej (art. 17 ww. dyrektywy).