Podstawowym celem każdego postępowania, niezależnie od jego wartości, powinien być wybór najlepszej dostępnej na rynku oferty oraz dążenie do zapewnienia najlepszej jakości zamówienia. Nawet w przypadku udzielenia zamówienia wyłączonego spod obowiązku stosowania przepisów ustawy Pzp ze względu na wartość, w dalszym ciągu dochodzi do wydatkowania środków publicznych. W interesie zamawiającego jest zapewnienie sobie możliwości wyboru z jak największej liczby ofert.

Kiedy zamówienie jest podprogowe?

Zamawiający powinien dokonać czynności szacowania wartości zamówienia z należytą starannością, w szczególności po to, by ustalić czy istnieje obowiązek stosowania ustawy Pzp oraz czy wydatek ma pokrycie w planie rzeczowo - finansowym jednostki. Zaleca się udokumentowanie przez zamawiającego czynności ustalenia szacunkowej wartości zamówienia np. poprzez sporządzenie notatki służbowej lub innych, odpowiednich dokumentów. Warto zauważyć, że nieprawidłowe ustalenie wartości zamówienia, które w konsekwencji prowadzi do niezastosowania przepisów ustawy Pzp powoduje, że zamawiający podlega odpowiedzialności za czyn z art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 104 ze zm.).

Przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych muszą być stosowane do udzielania zamówień klasycznych oraz organizowania konkursów, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 130.000 zł, przez zamawiających publicznych. Zamawiający publiczni, którzy udzielają takich zamówień o wartości poniżej progu stosowania ustawy Pzp, sami tworzą własne wewnętrzne regulacje, które w praktyce najczęściej przybierają formę regulaminów. Przepisy nie określają treści lub obowiązkowych elementów takiego regulaminu. Zatem zamawiający mają swobodę w zakresie konstruowania zapisów regulaminów dla swojej jednostki.

Warto w tym zakresie kierować się Wytycznymi i dobrymi praktykami dotyczącymi tzw. zamówień podprogowych, które opublikował na swojej stronie Urząd Zamówień Publicznych www.gov.pl/ web/uzp.